同様の規定の繰り返しを避ける方法について

【お問合せ】

〇〇町文書管理規程第9条において「配布された文書の収受」を規定し、同条第1項第4号で規定している内容を「決裁文書の作成」を規定している第12条第1項にも用いたいです。同様の規定の繰り返しを避けるためにはどのように整理すればよいのでしょうか。

【弊社見解】

ある事項を規定しようとする場合に、それと本質の異なる（しかし、それと類似する）他の事項に関する規定を借りてきて、これに適当な修正を加えて当てはめて働かせる場合に「準用する」を用います（法制執務詳解参照）。

準用規定は、「第〇条の規定は、…について準用する」、「…の場合においては、第〇条の規定を準用する」又は「…については、第〇条の規定を準用する」といったように記載いたします。

準用規定を用いれば、本質が異なるが類似する他の事項を繰り返し書く必要がなくなると考えます。

本件は、第9条が「配布された文書の収受」で、第12条が「決裁文書の作成」の規定であり、文書の受けとりと作成は明らかに異なる事柄ですが、いずれも同一の文書管理システムに登録する必要があるという点においては、類似した事項と言うことも可能なように思います。

このように言えるということであれば、準用という方法を使って繰り返し記載することを避けることが考えられるのではないかと思います。

もっとも、敢えてそのような技術を用いず、同じ文言を同じように記載することが不適切又は誤りであるということではありません。